Underlag och beslut för årsmötet 2020 i Svenska McLouisklubben

Då årsmötet nu är inställt och inte kommer att kunna genomföras fysiskt före den 1 juli innebär det att vi kommer att begå ett stadgebrott.
Detta gäller inte bara oss utan många andra klubbar och föreningar.
Situationen är unik och därför har vi diskuterat olika lämpliga lösningar hur vi bör hantera just vår situation.
Underlag och beslut för årsmötet 2020 i Svenska McLouisklubben

Bakgrund:

Svenska McLouisklubben hade en inplanerad klubbträff och årsmöte på
Hjo Camping den 29 - 31 maj 2020.
Med anledning av den rådande Covid-19 och de restriktioner som myndigheterna infört beslutade styrelsen den 1 april att ställa in träffen och årsmötet.
Enligt stadgarna Kap 3, 1§ skall årsmöte hållas mellan 1 april och som senast den 30 juni.
Årets årsmöte var alltså planerat till lördagen den 30 maj.
Då årsmötet nu är inställt och inte kommer att kunna genomföras fysiskt före den 1 juli innebär det att vi kommer att begå ett stadgebrott.
Detta gäller inte bara oss utan många andra klubbar och föreningar.
Situationen är unik och därför har vi diskuterat olika lämpliga lösningar hur vi bör hantera just vår situation.

Alternativa lösningar som styrelsen diskuterat:

1. Skjuta upp tidpunkten för årsmötet
Årsmötet skjuts upp och styrelsens mandattid och verksamhetsårets giltighetstid förlängs för att genomföra årsmötet i höst istället. Om detta då fortfarande inte är möjligt att genomföra får nya beslut fattas då.
2. Digitalt förfarande med tid för synpunkter
Årsmötet genomförs genom ett digitalt förfarande.
Alla handlingar läggs ut på webben samt skickas på post till de analoga medlemmarna. Mellan 8 - 29 maj finns möjligheten att inkomma till styrelsen med skriftliga frågor och synpunkter och styrelsen svarar på dessa löpande och lägger ut frågorna samt svaren på webben. Den 30 maj avslutas det digitala förfarandet och årsmötet samt de formella besluten anses ha genomförts och godkänts av klubbens medlemmar.

Läget som ligger till grund för styrelsens beslut:

För oss, i år, är en lösning med att flytta årsmötet till i höst en olämplig lösning då vi framförallt behöver få en ny styrelsesammansättning uppdaterad och godkänd.
Sedan förra årsmötet har vår kassör, Gunnar Danielsson lämnat klubben då de sålt husbilen och köpt husvagn och Bernth Mossberg har lämnat styrelsen av personliga skäl.
Som ersättare för Gunnar har styrelsen adjungerat in Michael Sjösten till styrelsen som kassör fram till årsmötet samt har Bo Lundman adjungerats in som ersättare för Bernth Mossberg.
I samband med valberedningens förberedelser inför årets årsmöte har även Elisabeth Alfredsson avböjt sitt fortsatta arbete i styrelsen och även vår ordförande Ulrika Appelberg aviserat sitt utträde ur klubben då de bytt husbil till annat fabrikat. Ulrika hade även tidigare avböjt sitt fortsatta arbete i styrelsen.
Enligt stadgarna Kap 6, 1§ skall styrelsen bestå av ”ordförande, kassör och 5 ledamöter”.
Scenariot skulle i så fall bli att såväl ordförande som kassör, samt 2 ledamöter, skulle sitta som adjungerade i styrelsen och styrelsen endast ha 3 röstberättigade ledamöter av totalt 7. Detta kan inte anses lämpligt för att driva styrelsen arbete och styrelsen kommer inte vara beslutsföra med så få ordinarie ledamöter.
(Som adjungerad får man, enligt stadgarna Kap 6, 1§, deltaga i styrelsemöte och ” har yttrande- och förslagsrätt men ej rösträtt”
Styrelsens beslut:
Styrelsen hoppas att medlemmarna accepterar detta förfarande utifrån de förutsättning som Covid-19 medför för oss och många andra föreningar.
- Styrelsen beslutar att årsmötet 2020 genomförs genom ett digitalt förfarande enligt förslag 2 i detta beslutsunderlag.
- Årsmötet ska genomföras digitalt på klubbens webbsida under perioden 8 - 29 maj och den 30 maj avblåses det digitala årsmötesförfarandet då medlemmarna anses beslutat i enlighet med förslagen i handlingarna. Detta förutsatt att inte en majoritet av medlemmarna under den tiden inkommit med synpunkter på att årsmötet inte ska genomföras digitalt.
Styrelsen för Svenska McLouisklubben